Frequently Asked Question
Wat doe je indien een collega zijn smartphone/ubikey thuis vergeten is en de authenticatie daardoor tijdelijk wordt uitgezet?
bijgewerkt op 5 jaar geleden
Deze uitzonderingsmaatregel neem je in feite beter niet (responsabiliseren van de medewerkers). Enkel wanneer onmiddellijke toegang écht nodig is, kan dit. Van essentieel belang is dat nadien de collega, net zoals de anderen, terug met dubbele authenticatie gaat aanmelden.
Ook bij nieuwe collega's moet de beheerder trouwens de reflex hebben om het personeelslid ook in de groep 'dubbele authenticatie' te plaatsen, niet enkel 'zomaar' in Smartschool in de groep 'team' en SKORE leerkrachten bijv.
Om die redenen hieronder nog even de te volgen werkwijze bij verlies/vergetelheid/diefstal/vernieuwing.
Wanneer een collega bovenstaande meldt, zijn er drie handelingen noodzakelijk:
A. Via gebruikersbeheer ga je naar de instellingen van de gebruiker (potloodje) en vink je smartphone of ubikey uit. Belangrijk detail: vanaf dat moment is de koppeling verbroken en kan nadien ook enkel de collega de koppeling zelf terugleggen door de code in te scannen of de ubikey te koppelen. Je kan als beheerder niet zelf terug op het vinkje klikken. Daarom neem je deze uitzonderingsmaatregel liever niet.
B. Wanneer het personeelslid ook effectief dringend op smartschool wil is stap A niet voldoende, de gebruikers zit immers nog in de groep dubbele authenticatie en zal wanneer hij/zij probeert aan te melden opnieuw een dubbele authenticatie moeten instellen. Om die reden haal je het personeelslid tijdelijk ook uit de groep 'dubbele authenticatie'. De snelste manier is in hetzelfde scherm aan de linkerkant op groepen klikken en het vinkje bij dubbele authenticatie uitzetten.
C. Wanneer het personeelslid terug een werkende telefoon/ubikey op zak heeft, zorg je ervoor dat niet vergeten wordt het personeelslid opnieuw in de groep dubbele authenticatie wordt geplaatst. De eenvoudigste manier is door terug naar het personeelslid te gaan en bij groepen opnieuw een vinkje te zetten bij de groep dubbele authenticatie. Een andere mogelijkheid is het personeelslid selecteren en het toe te voegen aan een extra groep en te klikken op dubbele authenticatie.
Als u een gebruikersgroep op uw platform heeft waar u een overzicht van alle personeelsleden in bijhoudt (bijv. alle personeelsleden onder team) kan het ook geen kwaad om op geregelde tijdstippen alle gebruikers van deze groep toe te voegen aan de extra groep 'dubbele authenticatie' mocht u vermoeden dat er de weken voordien collega's na vergeten van smartphone niet meer zijn toegevoegd aan de groep.
Ook bij nieuwe collega's moet de beheerder trouwens de reflex hebben om het personeelslid ook in de groep 'dubbele authenticatie' te plaatsen, niet enkel 'zomaar' in Smartschool in de groep 'team' en SKORE leerkrachten bijv.
Om die redenen hieronder nog even de te volgen werkwijze bij verlies/vergetelheid/diefstal/vernieuwing.
Wanneer een collega bovenstaande meldt, zijn er drie handelingen noodzakelijk:
A. Via gebruikersbeheer ga je naar de instellingen van de gebruiker (potloodje) en vink je smartphone of ubikey uit. Belangrijk detail: vanaf dat moment is de koppeling verbroken en kan nadien ook enkel de collega de koppeling zelf terugleggen door de code in te scannen of de ubikey te koppelen. Je kan als beheerder niet zelf terug op het vinkje klikken. Daarom neem je deze uitzonderingsmaatregel liever niet.
B. Wanneer het personeelslid ook effectief dringend op smartschool wil is stap A niet voldoende, de gebruikers zit immers nog in de groep dubbele authenticatie en zal wanneer hij/zij probeert aan te melden opnieuw een dubbele authenticatie moeten instellen. Om die reden haal je het personeelslid tijdelijk ook uit de groep 'dubbele authenticatie'. De snelste manier is in hetzelfde scherm aan de linkerkant op groepen klikken en het vinkje bij dubbele authenticatie uitzetten.
C. Wanneer het personeelslid terug een werkende telefoon/ubikey op zak heeft, zorg je ervoor dat niet vergeten wordt het personeelslid opnieuw in de groep dubbele authenticatie wordt geplaatst. De eenvoudigste manier is door terug naar het personeelslid te gaan en bij groepen opnieuw een vinkje te zetten bij de groep dubbele authenticatie. Een andere mogelijkheid is het personeelslid selecteren en het toe te voegen aan een extra groep en te klikken op dubbele authenticatie.
Als u een gebruikersgroep op uw platform heeft waar u een overzicht van alle personeelsleden in bijhoudt (bijv. alle personeelsleden onder team) kan het ook geen kwaad om op geregelde tijdstippen alle gebruikers van deze groep toe te voegen aan de extra groep 'dubbele authenticatie' mocht u vermoeden dat er de weken voordien collega's na vergeten van smartphone niet meer zijn toegevoegd aan de groep.